Entenda porque controles paralelos de gestão não são confiáveis

Pagamentos, entrada e saída de produtos no estoque, recebimentos, faturamento, fluxo de caixa, cálculo de impostos… Quem cuida da gestão de uma empresa sabe que o volume de dados é realmente imenso. Por isso, muitos empreendedores optam por armazená-los em alguma ferramenta que permite o controle paralelo de gestão.

Porém, embora planilhas e agendas tenham sido os melhores recursos de organização disponíveis durante algum tempo, especialmente para quem estava iniciando um negócio, o fato é que a sociedade, o mercado e o crescimento de uma empresa tornam a situação muito mais complexa.

Diante do novo quadro, fica a pergunta: será que esta é a melhor forma de garantir a eficiência e a organização? Como esses controles paralelos podem, inclusive, colocar em risco a gestão de um negócio?

Desvantagens dos controles paralelos de gestão

Mesmo com tantas opções tecnológicas oferecidas pelo mercado, alguns empreendedores continuam utilizando ferramentas ultrapassadas. Para alguns, esta é considerada a única opção. Em outros casos, eles utilizam esses controles em paralelo com o software de gestão.

Esta prática, porém, pode prejudicar o negócio ou, no mínimo, dificultar a gestão. Entenda por quê:

1. Insegurança

À medida em que um negócio tem uma expansão significativa, a preservação dos dados se torna ainda mais importante. A perda acidental de informações pode gerar prejuízos, atrasar o cumprimento de compromissos ou acarretar sérios problemas fiscais.

O controle desses dados através de planilhas é extremamente inseguro. Elas podem ser apagadas acidentalmente, terem informações alteradas de forma equivocada ou ainda serem extintas com o roubo ou perda do equipamento em que foram criadas.

Além disso, mesmo utilizando senhas, informações sigilosas referentes à movimentação financeira podem ficar vulneráveis, prejudicando a segurança da empresa.

2. Redução da produtividade

Manter inúmeras planilhas atualizadas é uma tarefa incessante, que afeta a produtividade de um negócio. Isso porque o gestor ou o funcionário responsável pelo controle precisa inserir os dados manualmente e a cada nova operação.

Imagine a realização de uma venda. Mesmo em um empreendimento com processos simples, será necessário executar pelo menos os seguintes passos:

  1. emissão manual da nota fiscal;
  2. lançamento do produto e seu valor em uma planilha de vendas;
  3. baixa na planilha do estoque;
  4. cálculo dos impostos que incidem sobre a operação no controle tributário.

Mesmo quem não é um expert em gestão percebe que este processo é muito mais longo, exige retrabalho (lançamento de um dado mais que uma vez) e toma tempo dos funcionários com tarefas desnecessárias, o que contribui para a redução da produtividade.

3. Possibilidade de erros

Como nesse sistema o processo tem várias etapas manuais, ele está muito mais sujeito a erros do que um processo automatizado. Por isso, se o responsável se esquecer de fazer um único lançamento em alguma daquelas planilhas, o resultado será um erro contábil, fiscal ou no controle de estoque.

Não é incomum que essa imprecisão gere uma série de planilhas com dados discordantes entre todas elas, acarretando um grande prejuízo ao empreendedor.

Essa imprecisão pode causar sérias consequências, que vão desde perder uma venda porque o estoque acusava a presença de uma mercadoria que não está lá até penalidades dos órgãos oficiais por erros no pagamento de impostos.

Vantagens de um sistema de gestão

A melhor alternativa para organizar e administrar a empresa é a utilização de um software que consiga integrar todas as informações. Através de sistemas específicos, mesmo gestores de pequenas empresas podem ter:

  • Segurança: um sistema possui recursos de segurança muito mais avançados do que uma simples senha. A criptografia e o controle de acessos configurados por usuário evitam o vazamento de informações;
  • Integração de dados: uma única operação, como o faturamento, desencadeia operações relacionadas ao controle de estoque, contas a pagar e receber, obrigações tributárias, etc. Trata-se da otimização do processo do negócio;
  • Análise dos dados: com informações integradas, é possível obter relatórios gerenciais e históricos que permitem realizar negociações e tomar decisões com um escopo mais profundo, aumentando as possibilidades de sucesso do negócio.

Entendeu os riscos de utilizar um controle paralelo de gestão? Quais são as maiores dificuldades que sua empresa encontra para fazer esta transição? Compartilhe sua experiência com a gente através dos comentários!

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