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Automatize o recebimento de mercadorias, eliminando atrasos e prejuízos

Além de padronizar processos, é necessário utilizar métodos adaptáveis e inteligentes de automatização e acompanhamento da operação

Ricardo Boaventura Luiz
Consultor DOX
Colaboração é o caminho do sucesso
13 Maio 2020 | Quarta-feira 13h41

Seus fornecedores entregam as mercadorias para seu estabelecimento com padrões diferentes, e isso está gerando transtornos, atrasos e retrabalhos nas operações da sua empresa? Antecipe os problemas das entregas dos fornecedores e tenha total controle do seu recebimento.



Com a pandemia do Coronavírus, estamos vivendo um novo cenário, onde as pessoas tiveram que permanecer em suas casas, consequentemente, consumindo um maior número de produtos do varejo, adotando a cultura de estocar mantimentos. Os varejistas, por sua vez, estão correndo atrás para se adaptar à essa realidade, e sendo uma das preocupações, a falta de produtos nas gôndolas e prateleiras. Neste artigo eu compartilho com você, algumas dicas para agilizar o processo de recebimento e garantir que sua loja terá o produto que seu cliente espera.

 
Agendamento de entregas
no recebimento

Quando diferentes produtos atingem o estoque mínimo, pedidos de compra são emitidos manual ou automaticamente para os fornecedores, com uma data programada para entrega no depósito. Agora imagine que no dia da entrega, o local de recebimento esteja sobrecarregado por conta da quantidade de veículos aguardando o descarregamento de suas mercadorias. Para piorar a situação, uma ou mais notas fiscais que estão sendo recebidas, estão com problemas fiscais ou divergências com os pedidos de compra, atrasando a entrega atual e as posteriores.

Dependendo do número de itens de venda na loja, o agendamento de entrega se torna essencial para o recebimento de mercadorias de um supermercado ou rede. As datas e horários disponíveis para o recebimento precisam estar de acordo com a capacidade da descarga, espaço físico, expediente e priorização da carga. Partindo da data programada do pedido de compra para entrega do produto, o comprador precisa ter acesso à disponibilidade dessa agenda e o fornecedor deve ter um período para escolher a data para efetuar a entrega.


 
Antecipe a resolução de problemas
para garantir precisão na entrega

Você deve estar familiarizado com o fornecedor chegando na sua loja ou depósito para a entrega de uma carga com um produto, cuja nota fiscal tem o preço diferente do negociado ou do pedido de compra, ou ainda, com uma nota com problema fiscal. Agora pense comigo, nos casos em que o fornecedor emite a nota fiscal antes da entrega do produto, por que não antecipar essa conferência antes da carga sair do fornecedor?

Dessa forma, no recebimento do produto você apenas precisará recebê-lo e conferir com a nota fiscal previamente validada, diminuindo um possível atraso em todas entregas posteriores e custo de mão de obra.
 
O processo tradicional de agendamento era feito por telefone. Recebíamos as cópias de notas fiscais por fax e muitas vezes eram ilegíveis. Além disso, os contatos com os transportadores nem sempre eram fáceis. A alternativa era aguardar a chegada do caminhão e verificar se as notas estavam corretas para fazer o recebimento das mercadorias. Foi então que buscamos automatizar o agendamento da entrega, inserindo uma série de regras que seriam validadas antecipadamente.

Dessa forma automatizamos o processo e foi possível informar ao fornecedor, quais notas estavam com erros antes mesmo do veículo sair do local de origem. Isso reduziu custos para ambos os lados além de gerar velocidade e minimizar a necessidade de pessoas fazendo rotinas que podem ser automatizadas. A antecipação da conferência das notas fiscais automatizando o processo, fez mais que redução de custos e retrabalhos, pois abriu portas para criatividade e automatização de muitos outros processos que até então, eram feitos manualmente.

Sérgio Capeller
Coordenador de Logística do
Giassi Supermercados
 
 
 
 
Padronize e automatize seu processo
e diminua seus custos com exceções

Colocando em prática o agendamento de entrega, ele se tornará um fator de sucesso para a sua operação, desde que haja a padronização das operações. Podemos falar em mapear o processo de recebimento de ponta a ponta. Porém, o mais importante é ter os principais pontos de riscos e gargalos sendo solucionados. Enquanto há fornecedores que cumprem com a data programada do pedido de compra, haverá produtos à serem entregues com urgência, devido a não terem em estoque, e assim, será necessário remanejar o agendamento de entrega.

É fato que sempre teremos que ceder à algumas exceções, mas é essencial que elas sejam localizadas e gradativamente diminuídas. Padronizar e automatizar o processo, permite localizar essas exceções e encontrar uma solução para a fonte causadora do problema. Neste caso, o processo do setor de recebimento mostraria um erro no setor controle de estoque.

Além de identificar gargalos, um registro de perdas é essencial para controlar a avaliação do fornecedor. Em um fluxo grande de conferências no momento de recebimento, é essencial registrar perdas e avarias dos produtos para que facilite uma tomada de decisão sobre determinada recorrência de um problema como esse.

Em pontos como esses, a automatização do processo de recebimento de mercadorias se torna essencial para seu negócio, e não basta apenas um software que padronize todo o fluxo operacional, mas sim, um sistema inteligente e altamente adaptado ao cenário do processo da empresa, que armazene todas informações para facilitar as análises de prejuízos, gargalos e melhorias do processo. O ideal é ter uma automatização que se adeque à cultura da empresa, sem gerar impactos negativos nas pessoas que já são envolvidas na operação.
 
Saiba o que está causando
atrasos e prejuízos na operação
de recebimento em sua empresa

Com o processo automatizado, você tem o poder para extrair os dados necessários para começar uma gestão muito mais assertiva sobre toda a operação englobada. Para que você não perca tempo com planilhas manuais, analisando fórmulas e fazendo contas todas as vezes que precise saber qual fornecedor ou etapa você está tendo mais atrasos, ou também, onde estão sendo causados os erros de operação, é essencial que tenha indicadores prontos e automatizados, com fácil acesso para que você utilize o seu tempo somente com a tomada de decisão.


Com esse tipo de controle, facilmente customizável e acessível, você consegue identificar tempos entre as etapas do processo, para você localizar o quê está gerando gargalos e prejuízos. Em um cenário onde um fornecedor está sempre entregando mercadorias com divergências, mas você possui um monitoramento adequado na operação, os erros são facilmente identificados e a empresa fica confortável para a tomada de decisão mais assertiva.

Agora que você já conhece a importância de melhorar o controle do seu recebimento de mercadorias, imagine uma aplicação onde você pode ter esse processo customizado, do jeito que sua empresa necessita, e ainda, com a liberdade de criar os indicadores que você precisa controlar em toda a operação.

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